Informativa sulla Privacy

La presente Informativa descrive come cozyvillae raccoglie, utilizza, comunica, conserva e protegge i dati personali trattati attraverso il sito, il checkout, gli ordini, i pagamenti, le spedizioni e il servizio clienti.

Il trattamento viene effettuato nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”), della normativa italiana applicabile e degli altri obblighi pertinenti alla protezione dei dati personali.

1. Identità e recapiti del titolare

Il titolare dei trattamenti descritti nella presente Informativa è:

cozyvillae
48060 Windward Cir, Unit 5C
Lexington Park, MD 20653
United States

E-mail: order@cozyvillae.com
Telefono: +1 (301) 558-0139

Orari del servizio clienti:
dal lunedì al venerdì, dalle 09:15 alle 17:15, ora locale di Roma (CET durante l’ora solare e CEST durante l’ora legale), esclusi i giorni festivi.

Mercato di riferimento: Italia.

2. Persone interessate

La presente Informativa riguarda i dati personali di chi:

visita il sito;
consulta i prodotti;
utilizza il carrello;
avvia o completa il checkout;
effettua un ordine;
viene indicato come destinatario;
richiede una modifica o una cancellazione;
esercita il diritto di recesso;
presenta una richiesta di reso, sostituzione o rimborso;
segnala un danno o una non conformità;
contatta il servizio clienti;
modifica le preferenze relative ai cookie;
riceve comunicazioni commerciali nei casi consentiti.

Quando l’acquirente indica un diverso destinatario, devono essere forniti soltanto i dati necessari alla consegna e alle comunicazioni strettamente connesse.

3. Categorie di dati personali

A seconda del servizio utilizzato, possono essere trattati:

nome e cognome;
indirizzo di fatturazione;
indirizzo di consegna;
eventuale numero di unità o appartamento;
codice postale e località;
indirizzo e-mail;
numero di telefono;
prodotti, quantità e valore dell’ordine;
stato del pagamento;
identificativi della transazione;
informazioni su spedizione e tracciamento;
dati relativi a cancellazioni, resi, sostituzioni e rimborsi;
contenuto delle comunicazioni;
fotografie di prodotti, imballaggi ed etichette;
indirizzo IP;
tipo di dispositivo e browser;
data, ora e modalità di accesso;
pagine visualizzate;
attività della sessione;
preferenze relative ai cookie;
dati tecnici necessari alla sicurezza;
informazioni utili alla prevenzione delle frodi.

Non è richiesto l’invio tramite e-mail del numero completo della carta, del codice di sicurezza, di password o di credenziali bancarie.

4. Origine dei dati

Le informazioni possono essere raccolte:

direttamente dall’interessato;
dalla persona che effettua l’ordine per un altro destinatario;
tramite moduli, checkout o comunicazioni;
attraverso i sistemi tecnici del sito;
dalla piattaforma Shopify;
da Authorize.net e dagli operatori di pagamento;
dai centri logistici;
dai vettori;
dai fornitori di hosting, sicurezza e assistenza tecnica;
mediante cookie e strumenti analoghi, quando consentiti.

I dati ricevuti da terzi vengono utilizzati soltanto per finalità compatibili con la gestione del servizio, la sicurezza o gli obblighi applicabili.

5. Gestione degli ordini

I dati identificativi, di contatto, acquisto e consegna sono utilizzati per:

ricevere l’ordine;
verificarne le informazioni;
controllare la disponibilità;
elaborare il pagamento;
preparare i prodotti;
organizzare la spedizione;
comunicare aggiornamenti;
consegnare il pacco;
gestire modifiche e cancellazioni;
amministrare resi e rimborsi;
fornire assistenza.

La base giuridica è l’esecuzione del contratto oppure l’adozione di misure richieste dall’interessato prima della sua conclusione, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera b), del GDPR.

6. Dati necessari per il contratto

Nome, indirizzo, recapiti e informazioni relative all’ordine sono necessari per concludere ed eseguire l’acquisto.

La mancata comunicazione dei dati indispensabili può impedire:

autorizzazione del pagamento;
preparazione dell’ordine;
consegna;
invio degli aggiornamenti;
gestione del reso;
elaborazione del rimborso.

I dati facoltativi vengono indicati come tali quando non risultano necessari.

7. Pagamenti

Le transazioni vengono elaborate tramite Authorize.net e i circuiti visualizzati nel checkout, attualmente:

Visa;
Mastercard;
American Express;
JCB.

I dati completi della carta vengono trattati dai prestatori finanziari coinvolti. Il sito riceve le informazioni necessarie per conoscere l’esito, identificare la transazione, amministrare l’ordine e predisporre eventuali rimborsi.

Discover, Diners Club, Apple Pay e Google Pay non risultano attualmente abilitati.

8. Controlli antifrode

Informazioni relative alla sessione, alla transazione e al dispositivo possono essere trattate per:

individuare operazioni anomale;
prevenire pagamenti fraudolenti;
proteggere il checkout;
verificare la coerenza dei dati;
impedire accessi non autorizzati;
tutelare utenti, ordini e sistemi.

La base giuridica può essere l’esecuzione del contratto, un obbligo legale o il legittimo interesse alla sicurezza, valutato rispetto ai diritti dell’interessato.

9. Spedizione e consegna

Per preparare e consegnare il pacco possono essere comunicati ai soggetti logistici:

nome del destinatario;
indirizzo completo;
telefono;
e-mail, quando necessario;
numero dell’ordine;
informazioni sul collo;
istruzioni pertinenti alla consegna.

I dati sono utilizzati per imballaggio, trasporto, tracciamento, consegna, tentativi successivi, rientri e verifiche relative a perdite o danni.

10. Cancellazioni, resi e rimborsi

Quando viene presentata una richiesta successiva all’acquisto, vengono trattate le informazioni necessarie per:

identificare l’ordine;
controllare lo stato della spedizione;
verificare i termini;
registrare il recesso;
organizzare la restituzione;
predisporre una sostituzione;
elaborare il rimborso;
documentare la pratica.

La base giuridica dipende dalla richiesta e può consistere nell’esecuzione del contratto, nell’adempimento di un obbligo legale o nel legittimo interesse alla gestione e documentazione della pratica.

11. Fotografie e documentazione

Per verificare danni, difetti, parti mancanti o prodotti errati possono essere richieste fotografie del bene, dell’imballaggio e dell’etichetta di spedizione.

Le immagini devono evitare, quando non necessario, la presenza di:

documenti personali;
dati finanziari;
persone estranee;
informazioni private visibili sullo sfondo.

I materiali vengono utilizzati esclusivamente per valutare e gestire la richiesta.

12. Servizio clienti

Le comunicazioni ricevute tramite e-mail o telefono possono essere registrate nei sistemi utilizzati per amministrare la richiesta.

I dati possono servire a:

comprendere la domanda;
individuare l’ordine;
fornire una risposta;
verificare precedenti comunicazioni;
gestire reclami;
documentare la soluzione applicata;
rispettare obblighi legali.

13. Comunicazioni operative

Messaggi relativi a:

conferma dell’ordine;
pagamento;
preparazione;
spedizione;
tracciamento;
consegna;
sicurezza;
cancellazione;
reso;
rimborso;

non costituiscono comunicazioni pubblicitarie quando sono necessari per gestire il rapporto con il cliente.

14. Marketing diretto

Le comunicazioni promozionali vengono inviate soltanto quando esiste una base giuridica valida e, nei casi richiesti, dopo il consenso dell’interessato.

Il consenso può essere revocato o il marketing può essere rifiutato in qualsiasi momento tramite il collegamento presente nel messaggio o scrivendo a order@cozyvillae.com.

L’opposizione al marketing non interrompe le comunicazioni necessarie per ordini, sicurezza o assistenza.

15. Cookie e tecnologie analoghe

Il sito può utilizzare:

cookie tecnici;
cookie di preferenza;
strumenti analitici;
tecnologie pubblicitarie;
identificatori di sicurezza.

I cookie non essenziali vengono attivati soltanto nel rispetto delle preferenze espresse dall’utente e delle condizioni descritte nell’Informativa sui Cookie.

16. Obblighi fiscali e amministrativi

Dati relativi a ordini, pagamenti, fatture, rimborsi e comunicazioni possono essere trattati o conservati per:

contabilità;
adempimenti fiscali;
tutela dei consumatori;
obblighi di documentazione;
risposte alle autorità competenti;
verifiche amministrative;
gestione di contestazioni.

La base giuridica è l’adempimento di un obbligo legale o, per la tutela dei diritti, il legittimo interesse applicabile.

17. Tutela dei diritti e controversie

Le informazioni possono essere conservate quando necessarie per accertare, esercitare o difendere un diritto.

Il trattamento può comprendere:

conservazione delle comunicazioni;
ricostruzione della cronologia dell’ordine;
verifica delle transazioni;
documentazione della spedizione;
analisi delle richieste di reso;
gestione di reclami o procedimenti.

18. Sicurezza tecnica

Dati di connessione e utilizzo possono essere trattati per:

proteggere il sito;
individuare intrusioni;
limitare attività automatizzate abusive;
prevenire malware;
mantenere il servizio disponibile;
diagnosticare errori;
proteggere la sessione;
garantire l’integrità dei dati.

Tali attività si fondano sul legittimo interesse alla sicurezza, nei limiti consentiti dal GDPR.

19. Destinatari delle informazioni

I dati possono essere comunicati, nella misura necessaria, a:

Shopify;
Authorize.net;
banche, emittenti e circuiti;
centri logistici;
operatori postali e vettori;
fornitori di hosting;
servizi di sicurezza;
strumenti di comunicazione e assistenza;
consulenti contabili, fiscali o legali;
soggetti coinvolti nella prevenzione delle frodi;
autorità pubbliche legittimate.

Ogni destinatario tratta i dati secondo il proprio ruolo, come responsabile, titolare autonomo o soggetto autorizzato.

20. Limitazione della comunicazione

Ai destinatari vengono trasmesse soltanto le informazioni necessarie alla funzione svolta.

I dati non vengono diffusi pubblicamente né comunicati indiscriminatamente per finalità estranee alla gestione del sito, degli ordini o dei servizi descritti.

L’eventuale utilizzo di strumenti pubblicitari resta subordinato alle preferenze dell’utente.

21. Trasferimenti internazionali

Poiché l’indirizzo operativo si trova negli Stati Uniti e vengono utilizzati servizi internazionali, alcuni dati possono essere trattati al di fuori dello Spazio Economico Europeo.

Quando il GDPR richiede specifiche garanzie, il trasferimento può fondarsi su:

decisioni di adeguatezza;
Clausole Contrattuali Standard;
misure supplementari;
deroghe applicabili;
altri strumenti riconosciuti dagli articoli 44 e seguenti del GDPR.

L’interessato può richiedere informazioni sulle garanzie applicabili.

22. Conservazione

I dati vengono conservati per il periodo necessario rispetto alla finalità.

La durata tiene conto di:

esecuzione dell’ordine;
consegna;
periodo di recesso e reso;
gestione dei rimborsi;
garanzia legale;
termini fiscali e contabili;
prescrizione dei diritti;
prevenzione delle frodi;
controversie;
durata del consenso.

Al termine, le informazioni vengono eliminate, anonimizzate o conservate con accesso limitato quando un obbligo legale ne impedisce la cancellazione.

23. Misure di protezione

Vengono applicate misure tecniche e organizzative proporzionate ai rischi del trattamento, tra cui:

controlli degli accessi;
limitazione delle autorizzazioni;
collegamenti protetti;
procedure di autenticazione;
strumenti antifrode;
verifiche tecniche;
sistemi di registrazione degli eventi;
misure di continuità e recupero, quando applicabili.

Nessun sistema elimina integralmente ogni rischio. Le misure vengono valutate in relazione alla natura dei dati e alle tecnologie disponibili.

24. Dati di minori

Il sito è destinato a persone dotate della capacità necessaria per concludere un contratto di acquisto.

Non viene perseguita la raccolta consapevole di dati di minori privi della capacità richiesta.

Chi ritiene che tali dati siano stati trasmessi senza una base valida può contattare order@cozyvillae.com.

25. Decisioni automatizzate

Strumenti automatizzati possono essere utilizzati per controlli tecnici, sicurezza e prevenzione delle frodi.

Quando una decisione basata esclusivamente su un trattamento automatizzato produce effetti giuridici o analogamente significativi, si applicano le tutele previste dall’articolo 22 del GDPR.

Nei casi stabiliti dalla legge, l’interessato può richiedere intervento umano, esprimere la propria posizione e contestare la decisione.

26. Diritti dell’interessato

Nei casi previsti dalla normativa, l’interessato può esercitare:

diritto di accesso;
diritto di rettifica;
diritto alla cancellazione;
diritto alla limitazione;
diritto di opposizione;
diritto alla portabilità;
diritto di revocare il consenso;
diritto di ricevere informazioni sui trasferimenti;
diritti relativi alle decisioni automatizzate;
diritto di proporre reclamo.

27. Presentazione delle richieste

Le richieste possono essere inviate a order@cozyvillae.com.

È opportuno indicare:

nome;
recapito associato al sito;
diritto esercitato;
ordine o attività interessata;
informazioni necessarie a individuare i dati.

Possono essere richiesti elementi strettamente necessari alla verifica dell’identità.

28. Tempi di risposta

Le richieste relative ai diritti vengono gestite, di norma, entro un mese dalla ricezione.

In presenza di complessità o di più richieste, il termine può essere prorogato nei limiti consentiti dal GDPR, con comunicazione dei motivi.

Il normale servizio clienti e le richieste operative relative agli ordini seguono tempi distinti.

29. Reclamo

L’interessato può presentare reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali quando ritiene che il trattamento non rispetti la normativa.

Il reclamo non impedisce di ricorrere agli altri rimedi amministrativi o giudiziari disponibili.

30. Aggiornamenti dell’Informativa

La presente Informativa può essere aggiornata per riflettere cambiamenti:

normativi;
tecnici;
organizzativi;
operativi;
relativi ai fornitori;
riguardanti le finalità del trattamento.

La versione pubblicata si applica dalla data di aggiornamento e non pregiudica i diritti già maturati.

31. Contatti finali